Многие из наших повседневных задач, таких как создание планов проектов и составление электронных писем для клиентов, представляют собой вариации того, что мы делали сотни раз раньше. Они не только отнимают много времени, но и могут стать настоящей дремотой. Создание и автоматически заполнение шаблона Документов Google.
Нет необходимости изобретать велосипед каждый раз, когда вы начинаете что-то новое. Вместо этого используйте шаблоны — стандартизированные файлы с заполненными пустыми полями и предустановленным форматированием — чтобы начать работу.
Шаблоны работают везде, где бы вы ни находились, например, в текстовых процессорах, электронных таблицах и электронной почте. Здесь я покажу вам, как создавать шаблоны в ваших любимых приложениях, чтобы вы могли быстрее выполнять самые рутинные задачи.
Зачем использовать шаблоны?
Да, создание шаблонов требует времени, но они того стоят. Вот три основные причины, по которым вам следует рассмотреть возможность использования шаблонов:
Эффективность. Гораздо быстрее редактировать шаблон и заполнять пробелы, чем многократно создавать одно и то же с нуля. Сохраняйте ключевую информацию . Использование шаблона означает, что вы с меньшей вероятностью упустите ключевую информацию. Например, если вы работаете с авторами-фрилансерами, внесение изменений в стандартное соглашение с автором гарантирует, что вы включите этот важный пункт о владении контентом после того, как вы за него заплатите.
Последовательность. Возможно, вы регулярно отправляете обновления проекта клиентам или инвесторам. С помощью шаблона каждому будет легко следить за ним и быстро находить нужную информацию, поскольку каждое обновление использует одну и ту же структуру, форматирование и дизайн.
Как создавать эффективные шаблоны
Некоторым повседневным рабочим процессам шаблон не нужен, но если он понадобится, следует учитывать несколько простых рекомендаций.
Создавайте комплексные шаблоны. Удалить информацию легче, чем добавить ее, поэтому заблуждайтесь, добавляя слишком много, а не слишком мало. Например, представьте, что вы создаете шаблон для своего резюме. Включив подробную информацию о своем опыте и достижениях, вы можете легко удалить все, что не имеет отношения к будущей работе, на которую вы подаете заявку. Но если их нет в вашем шаблоне, вы можете попытаться вспомнить, чем вы занимались на своей работе шесть лет назад.
Сделайте области настройки понятными. Добавьте описательный текст или визуальные подсказки, например «Привет [INSERT NAME]» или «Вам будут платить каждые 15 дней», чтобы было понятно, что эти поля необходимо обновить. Использование INSERTв качестве подсказки также является отличным способом облегчить поиск по этим полям. Некоторые приложения даже позволяют автоматизировать процесс с помощью переменных.
Используйте стандартизированную систему именования . Чтобы шаблоны было легче найти, добавьте Templateк имени файла. Например, Template_Blogили Template_Freelance_Contract. Независимо от того, добавляете ли вы его в начало, середину или конец имени файла, просто выберите один способ идентификации ваших шаблонов и придерживайтесь его.
Узнайте, как организовать файлы и папки , чтобы быстрее находить шаблоны и важные файлы.
Теперь, когда мы рассмотрели эти основные правила, давайте углубимся в то, как создавать шаблоны для распространенных типов файлов, таких как текстовые документы, презентации и электронные письма. Я продемонстрирую это на примере самых популярных приложений для каждой категории. Если вы используете другое приложение, не беспокойтесь — эти стратегии работают на большинстве платформ.
А если вы хотите создать шаблон в приложении другого типа — например, для создания заметок в CRM или для регистрации данных в приложении для создания баз данных — общие советы по-прежнему работают и там.
Как создавать шаблоны документов
Шаблоны документов подходят практически для всего, включая юридические соглашения, резюме и заметки о встречах. Вы называете это, вы можете создать это. Вот как создать собственный шаблон документа в популярных приложениях для обработки текста.
Как создать шаблон в Google Docs
Если у вас мало времени на создание красиво отформатированного шаблона, посетите галерею шаблонов Документов Google . Он содержит более 50 профессионально разработанных шаблонов для таких вещей, как проектные предложения, заметки о встречах и сопроводительные письма, которые вы можете использовать как есть или изменить в соответствии со своими потребностями.
Но если вы хотите создать по-настоящему мощный шаблон, вот как его создать с нуля.
В разделе «Начать новый документ» нажмите «Пустой» .
Создайте основу для своего документа, включая поля для заполнения, форматирование и логотип. Вот пример шаблона статьи в блоге.
Документы Google автоматически сохраняют новые документы, поэтому все, что вам нужно сделать, это дать шаблону понятное имя.
Затем в следующий раз, когда вам понадобится создать документ в этом стиле, просто найдите файл на Google Диске, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите « Создать копию» .
Сэкономьте себе несколько дополнительных шагов. Узнайте , как автоматически создавать и автоматически заполнять шаблон Документов Google .
Если у вас есть учетная запись Google Workspace и вы хотите поделиться своим шаблоном с остальными членами вашей команды, вот как добавить его в галерею шаблонов вашей организации .
Нажмите Галерея шаблонов .
По умолчанию в галерее шаблонов отображаются шаблоны вашей организации. (Если нет, щелкните название своей организации.) Нажмите «Отправить шаблон» .
В появившемся окне «Отправить шаблон» нажмите «Выбрать документ» .
Выберите файл и нажмите «Открыть» .
Выберите подходящую категорию для шаблона.
Нажмите «Отправить» .
Теперь ваш шаблон доступен для всей компании.
Как создать шаблон в Word
Как и Google Docs, Microsoft Word загружен готовыми шаблонами — от повесток встреч до сопроводительных писем и контрольных списков для деловых поездок. Чтобы получить к ним доступ с помощью веб-версии Word , нажмите «Просмотреть больше шаблонов» в разделе «Создать новый» . Если вы используете настольное приложение, нажмите «Дополнительные шаблоны» на вкладке «Главная» .
По какой-то причине Word отображает лишь небольшую часть своих шаблонов. Чтобы найти больше шаблонов или выполнить поиск конкретных, посетите библиотеку шаблонов .
Если вы хотите создать свой собственный шаблон, вот как это сделать.
Нажмите «Пустой документ» .
Создайте свой шаблон, как обычно.
После создания шаблона нажмите «Файл» > «Сохранить как» , а затем еще раз нажмите «Сохранить как» .
В появившемся окне «Сохранить как» дайте шаблону узнаваемое имя файла и нажмите «Сохранить» .
Если вы используете настольное приложение, нажмите «Файл» , а затем нажмите «Сохранить как шаблон» . Формат файла автоматически сохранится как .dotx(шаблон Microsoft Word).
Если вы хотите создать новый документ, используя этот шаблон, откройте приложение Word, нажмите « Создать» и выберите свой шаблон. Файлы удобны .dotxтем, что они открываются как совершенно новые документы, поэтому нет риска переписать исходный шаблон.
Если вы используете веб-версию, вы не сможете сохранить файл как шаблон Word. Вместо этого, когда вам понадобится его использовать, вам придется сделать копию и отредактировать по мере необходимости.