При организации вашего офиса Вам необходимо иметь разные типы папок с файлами, чтобы помочь вам и вашим сотрудникам быть более продуктивными. Взгляните на три типа папок, которые нужны каждому офису, и решите, какие из них помогут сохранить ваш офис наиболее организованным — на этом ресурсе адресная папка Вы найдете различные папки — адресные и подарочные.

Индивидуальный просмотр файлов

1. ОСНОВНЫЕ ПАПКИ ФАЙЛОВ

Это типы папок, о которых большинство людей думают, когда кто-то говорит “папка с файлами”. Они являются наиболее узнаваемыми, используемыми в деловых офисах и домашних офисах. Этот стиль можно даже считать “рабочей лошадкой” офисных папок. Они имеют размер 8,5 на 11 дюймов и имеют 1/3-вырезанную вкладку на одном краю. Вкладки находятся в центре, слева или справа, и вы можете выбрать, какая вкладка лучше всего подходит для вас во время подачи. Используйте ручку или распечатайте этикетки, чтобы положить на вкладки, чтобы сохранить файлы организованными.

Многие базовые папки для файлов манилы, хотя вы можете повеселиться и проявить творческий подход и использовать разноцветные варианты, такие как розовый, желтый, красный и синий. Использование массива цветов помогает организовать различные типы документов. Вы можете приобрести базовые папки с файлами в пакетах до 100. Если файлы не намокают или не повреждаются, они долговечны и могут прослужить вам много лет при правильном уходе.

2. ВИСЯЧИЕ ПАПКИ С ФАЙЛАМИ

Эти типы папок лучше всего подходят для картотечных шкафов или ящиков стола, построенных для таких папок. Их легче маневрировать, пока они висят на металлических держателях, и вы можете поместить в них основные папки с файлами, группируя определенные документы в каждой висящей папке с файлами.

Висячие папки с файлами часто доступны в темно-зеленом цвете, но вы можете найти их и в других цветах. Они имеют размер 8,5 на 11 дюймов или юридический размер, который составляет 11 на 14 дюймов. Эти папки оснащены пластиковыми вкладками с пустыми бумажными вставками для записи для организации файлов. Вы можете купить их в коробках по 25 или 50 штук. Как и основные папки с файлами, уход за ними делает их более долговечными.

3. ПАПКИ С ПРЯМЫМИ ФАЙЛАМИ

Папки с прямыми файлами так же долговечны, как и другие варианты папок. Учитывая их длинную длину в верхней части для маркировки, у вас больше места для маркировки этих папок, чем у 1/3-cut tabbed и пластиковых tabbed.

Они размером 8,5 на 11, подходят для большинства офисных документов, таких как формы заказов, финансовые документы, офисные квитанции и многое другое. Вы можете снизить количество заказов, покупая папки с прямыми файлами в количестве 100 штук, чтобы прослужить вам некоторое время. Как и другие папки, вы можете утилизировать их, когда они больше не используются. Стандарт для этих папок — манила, но доступны и другие цвета, такие как фиолетовый, синий и красный.

Папка с офисными политиками

ПРАВИЛЬНЫЙ УХОД ЗА ВАШИМИ ФАЙЛАМИ ОЧЕНЬ ВАЖЕН

Важно, чтобы вы хорошо заботились о своих файлах компании, особенно если вы не будете переносить их в электронный формат, такой как облако. Забота о ваших файлах означает, что они находятся в безопасном месте и разрешают доступ только определенным сотрудникам, которые в этом нуждаются.

Храните папки с файлами в шкафу, который является водонепроницаемым и огнеупорным, так как всегда есть вероятность, что ваш офис может пострадать от воды из-за шторма или разрыва трубы или пожара. Любая из этих ситуаций может повредить ваши папки и важные документы в них за пределами сохранения. Другой способ позаботиться о ваших файлах и документах — сохранить их в безопасности. После того, как в папках файлов, документы должны быть в безопасном картотеке или столе. Используйте замки картотеки или внешний замок на файлах стола для защиты документов. И разрешайте доступ только тем, кто в этом нуждается. Например, человек, отвечающий за человеческие ресурсы, — это тот, кому нужен доступ к папкам с данными сотрудников, платежными реквизитами и информацией о льготах.

РАЗЛИЧНЫЕ ТИПЫ ФАЙЛОВ И ПАПОК

Имея правильные типы папок для хранения всех ваших бумажных документов, от финансов до политики и многого другого, вы можете иметь эффективную и простую в использовании систему подачи документов. Когда дело доходит до важных документов вашей компании, выберите правильные типы файлов и папок для лучшей организации офиса.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.