Замена фискального накопителя в онлайн-кассах при окончании его срока действия
У нас в стране используются такие типы фискальных накопителей (ФН):
- рассчитанные на беспрерывную работу в течение 36 месяцев (для всех спецрежимников: ЕНВД, патент, УСН, ЕСХН. Кроме акцизников);
- со сроком эксплуатации 13 месяцев (для предпринимателей на ОСНО, для предпринимателей, совмещающих ОСНО с другими системами налогообложения). Кроме того, фискальные накопители на 13 месяцев предназначены для тех, кто торгует подакцизными товарами; для тех, кто вправе работать в режиме без передачи данных в ОФД; для тех, у кого сезонный характер работы.
Все новейшие ККТ, работающие онлайн, за 30 дней до плановой замены ФН сообщат кассиру об окончании срока эксплуатации. А в некоторых аппаратах заложен алгоритм предупреждения оператора за 60 дней до замены. Но если накопитель не будет заменён предпринимателем на новый, аппарат в аварийном порядке заблокируется, перестав выдавать чеки и отправлять отчётности — замена фискального накопителя и перерегистрация онлайн-касс в Санкт-Петербурге
Действия в случае переполнения ФН
Так как кассовый накопитель — электронный прибор, сохраняющий информацию, он имеет конечный объём, как и любая флешка или жёсткий диск. Но он может только записывать данные, правки и стирания в его случае запрещены. Частые операции на кассе приводят к тому, что ФН переполняется, и такие случаи происходят довольно часто. Стандартный фискальный накопитель данных (рассчитанный на 13 месяцев) может хранить до 180 тысяч операций. Это примерно 460 клиентов в день. Если деятельность предполагает более частый обмен данными (большее количество операций) лучше заранее узнать цену нового ФН. Менять его раньше срока придётся однозначно.
ККТ заранее уведомит оператора (кассира) о предельном заполнении памяти ФН с указанием чёткого процента заполнения. Узнать, сколько осталось работать устройству, можно по номерам, указанным в документах ОСГ. Если видны цифры от 173 до 179 тысяч — пора готовиться к замене.
Замена ФН в случае перерегистрации ККТ
Если онлайн касса меняет собственника, фискальный аппарат обязательно заменяется. Отдавать устройство новому владельцу без перерегистрации запрещено. Инструкция предписывает выполнение действующим собственником определённого порядка по закрытию фискального накопителя, отправке оператору и в налоговую службу всех финансовых данных и только затем — заявления о перерегистрации. Далее новый владелец выполняет процедуру установки в кассу фискального накопителя, ввод в него данных о собственнике, указывает реквизиты в своём заявлении о перерегистрации. К заявлению прилагают также старую карточку регистрации онлайн кассы (в неё будут внесены изменения). Как только работники налоговой службы проверят все данные, они выдадут новую карточку.
Что делать в случае ошибок
Даже совершенная современная электроника ломается, и онлайн-кассы не исключение. У одних пользователей аппараты работают весь положенный срок, у других могут возникнуть частые трудности уже через месяц. В случае ошибки аппарат выбьет её код, по которому можно быстро разобраться в проблеме. Например, код 235 говорит об окончании срока службы фискального накопителя. То есть это причина того, что не отправляются отчёты, но документы продолжают храниться во внутренней памяти ФН. Причём накопитель сможет стоять в устройстве ещё 30 дней. В это время нужно срочно наладить отправку данных (проверить соединение).
Иногда аппарат может указать критическую ошибку, требующую срочной замены ФН. Выполнить её можно как самостоятельно, так и с привлечением специалистов.
Онлайн-кассы довольно просты, и частый процесс замены накопителя непрофессионалами им не страшен. Однако если владелец ККТ с техникой не «дружит», во избежание поломок лучше поручить работы ЗАО «Калуга Астрал». Здесь не только предложат ремонт и обслуживание техники, но и помогут её зарегистрировать в ФНС.